การบริหารการจัดซื้อจัดจ้าง ตอน การเลือก Outsource
เนื้อหา ต่อไปนี้ ป็นส่วนหนึ่งของการศึกษา อาจจะมีข้อความบางตอนยังไม่ถูกต้อง 100% ผู้อ่านควรพิจารณา หากมีข้อความใดผิดพลาดประการใด ผู้เขียนขออภัยมา ณ ที่นี้ด้วย
วันนี้เป็นโจทย์เรื่อง ” การบริหารการจัดซื้อจัดจ้าง”
โครงการพัฒนาระบบสารสนเทศที่ใช้วิธีการoutsourceนั้น บ่อยครั้งที่หลายโครงการมักจะประสบกับปัญหาต่าง ๆ เช่น
•ระบบที่ได้มานั้นไม่สอดคล้องหรือสามารถตอบสนองกับความต้องการได้ตามที่กำหนด
•งบประมาณเกินวงเงินที่กำหนดไว้ แต่งานก็ยังไม่เสร็จ
•การพัฒนาระบบมีความล่าช้าไปจากแผนงาน
•บริษัทผู้รับจ้างไม่มีประสบการณ์ในการพัฒนาระบบเฉพาะตามที่ต้องการ
ท่านคิดว่า การบริหารการจัดซื้อจัดจ้างจะสามารถแก้ปัญหาดังกล่าวได้อย่างไร จงอภิปรายแสดงความคิดเห็นโดยสังเขปไม่น้อยกว่า 20บรรทัด
ตอบ
1.เราควรพิจารณาถึงวัตถุประสงค์ขององค์กรว่าเป็นอย่างไร เช่น หากต้องการลดต้นทุน ต้องการควบคุมกำลังคนประจำของบริษัทฯหรือต้องการงานเพิ่มเฉพาะเรื่องหนึ่งๆเท่านั้น
ภาพจาก : http://biztechsherpa.com/wp-content/uploads/2012/04/IT-Outsource-Graphic.jpg
2.ควรหลีกเลี่ยงพนักงาน outsource ในงานที่เกี่ยวกับความลับและเทคโนโลยีที่สำคัญขององค์กร งานที่ต้องใช้ความรู้ความสามารถหรืองานที่อาจก่อผลกระทบต่อกิจการของบริษัทฯได้มาก
3.ต้องเลือกบริษัทที่มี outsource ที่มีความรับผิดชอบสูง เช่น ไม่เอาเปรียบลูกจ้างของตนเอง ไม่ว่าจะเป็นเรื่อง การจ่ายค่าแรงพนักงานต่ำกว่าค่าแรงขั้นต่ำ การไม่จ่ายค่าแรงในวันลาป่วย/วันหยุดประเพณี ไม่มีประกันสังคม ไม่มีเงินกองทุนทดแทน ไม่มีวันหยุดประจำปี ซึ่งเหล่านี้จะทำให้ส่งลูกจ้างเข้ามาทำงานในองค์กรไม่มีคุณภาพ ขวัญกำลังใจต่ำ มีการลาออก เข้า- ออกงานสูง
4.ควรกำหนดให้ชัดเจนว่าต้องการใช่พนักงาน outsource กี่เปอร์เซ็นต์ ใช้ในงานด้านไหนบ้าง ทั้งนี้เพื่อที่พนักงานของบริษัทฯรู้สึกชัดเจนในนโยบายของบริษัทฯว่าจำเป็นต้องใช้ outsource ในงานอะไรบ้าง เพราะอะไร ขอบเขตงานแค่ไหน ความชัดเจนนี้จะไม่ทำให้พนักงานรู้สึกถูกคุกคาม
5.Outsource ก็เปรียบเสมือนพนักงานในทีมคนหนึ่งของเราที่เราต้องให้ความดูแล ทั้งการปรึกษาและร่วมแชร์ไอเดียต่างๆ เพื่อให้แน่ใจว่าแนวทางการทำงานและจุดมุ่งหมายเป็นไปในทิศทางเดียวกัน และเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่เราต้องการ โดยหมั่นติดตามผลการทำงานเป็นระยะๆ ไม่ควรทิ้งให้ outsource ทำงานเพียงลำพังตั้งแต่ต้นจนจบ แม้ว่าเราแจ้งจุดมุ่งหมายให้แก่ outsource เข้าใจแล้วก็ตาม เพื่อว่าหากเกิดปัญหาใดๆ ขึ้นมากลางคัน จะได้ช่วยกันแก้ไข้ได้ทันท่วงที
6.ผู้ให้บริการ (Outsourcer) ควรเป็นบริษัทที่มีความชำนาญและมีประสบการณ์ในการให้บริการด้าน Outsource ที่เป็นมาตรฐานสากล
7.เราควรกำหนดเกณฑ์วัดผลต่างๆ หรือ KPI (Key Performance Indicator) ไว้ตั้งแต่เริ่มจ้างงาน และระบุลงในสัญญาจ้างให้ชัดเจน เช่น การวัดเวลาดำเนินการ หากงานเสร็จช้ากว่ากำหนดจะมีค่าปรับ หากผลงานหรือผลตอบรับจากลูกค้าไม่ดีอย่างที๋โฆษณาไว้ต้องมีการแก้งานหรือยืด เวลาโดยไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม
8.หรือถ้า Outsource ทำผลงานออกมาดีมาก ประสบผลสำเร็จมาก อาจจะมีค่าตอบแทนพิเศษให้ และเมื่อ outsource ทำงานไประยะหนึ่งก็ควรมีการประเมินผลงานและปรับเกณฑ์การวัดผลการวัดผลการ ปฏิบัติงานให้เหมาะสมกับประสิทธิภาพของ outsource นั้นๆ หากเกณฑ์สูงเกินกว่าจะเป็นจริงได้ก็อาจจะปรับลดลงมา เพื่อสร้างขวัญกำลังใจให้ outsource รู้สึกกระตือรือร้นที่จะทำเป้าให้สำเร็จได้มากขึ้น
