สำหรับหน่วยงานต่างๆ การฝึกอบรมพนักงานนั้นเป็นขั้นตอนที่เรียกได้ว่าสำคัญสำหรับองค์กรมากเลยทีเดียว เพราะเมื่อพนักงานใหม่ผ่านระบบการเข้ามาทำงานในขั้นตอนต่างๆแล้ว หนึ่งในขั้นตอนที่จำเป็นต้องทำก็คงจะหนีไม่พ้น Job Training หรือการฝึกอบรมนั่นเอง ซึ่งขั้นตอนนี้จะมีความสำคัญอย่างไรต่อบริษัท เราจะพาไปศึกษารายละเอียดเพิ่มเติมกันครับ
สำหรับฝ่าย HR หรือทรัพยากรบุคคล นอกจากขั้นตอนนการสรรหาพนักงานเข้ามาทำงานภายในบริษัทแล้ว ขั้นตอนที่สำคัญหลังจากพนักงานตอบตกลงเข้ามาทำงานแล้ว ก็คงจะหนีไม่พ้นการพาพนักงานมารู้จักกับระบบการทำงานภายในบริษัท และรู้จักสภาพแวดล้อมในการทำงาน ซึ่งถือเป็นขั้นตอนแรกในการทำให้พนักงานเข้าใจวัฒนธรรมการทำงานภายในบริษัท และส่วนถัดมาที่มีความสำคัญไม่แพ้กันก็คือการหมั่นพัฒนาทักษะในการทำงานของพนักงานอยู่ตลอดเวลา เพื่อให้พนักงานภายในบริษัทสามารถทำงานได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ ดังนั้น Job Training จึงสำคัญมากเลยทีเดียว
Job Training ภายในองค์กร ลักษณะ และความสำคัญ
สำหรับการ Job Training ภายในองค์กรนั้น จะมีลักษณะและความสำคัญอย่างไรนั้น เราไปดูรายละเอียดกันครับ
ทำไมถึงต้องมีการอบรมพนักงาน?
การฝึกอบรมพนักงานนั้น ถือเป็นขั้นตอนที่สำคัญมากในองค์กร เพราะนอกจากจะช่วยให้พนักงานสามารถทำงานได้อย่างพึงประสงค์และถูกต้องตามเป้าหมายขององค์กรแล้ว ก็ยังช่วยปรับปรุงการทำงานโดยภาพรวมให้ไปในทิศทางเดียวกัน อันเป็นการส่งเสริมให้องค์กรไปสู่เป้าหมายได้อย่างกถูกต้องและรวดเร็ว ในขณะเดียวกันก็เป็นการส่งเสริมและเพิ่มขีดความสามารถของพนักงาน ให้เป็นบุคลากรที่พึงประสงค์ขององค์กร ซึ่งเป็นการเพิ่มศักยภาพขององค์กรให้สูงขึ้น นอกจากนั้นตัวพนักงานเองยังมีโอกาสได้รับผลตอบแทนอย่างเช่นองค์ความรู้ใหม่ๆ ที่สามารถนำมาพัฒนาทักษะการทำงานได้ดีเลยทีเดียว
ลักษณะของการฝึกอบรมภายในองค์กร
การฝึกอบรมพนักงานนั้น หลักๆ จะมีอยู่ 3 ลักษณะหลัก ดังนี้
- การฝึกอบรมพนักงานใหม่ (Orientation Training)
เป็นขั้นตอนสำหรับการฝึกอบรบพนักงานใหม่ที่เพิ่งจะเข้ามาทำงานครั้งแรก ซึ่งพนักงานใหม่นี้จะมีแบ่งแยกออกเป็น 3 ประเภทย่อย ดังนี้
• พนักงานใหม่ที่เพิ่งจบการศึกษา เป็นการฝึกอบรมที่อาจจะต้องเน้นเป็นพิเศษ เพราะผู้เรียนรู้นั้นส่วนมากจะไม่มีประสบการณ์ในการทำงานที่ใดมาก่อน (ยกเว้นพนักงานที่เคยฝึกงานในสมัยเรียน) ดังนั้นอาจจะต้องเน้นให้ผู้เข้าอบรมเรียนรู้วัฒนธรรมเบื้องต้นขององค์กร ระเบียบการทำงาน ความรู้เบื้องต้นในงานที่ต้องทำ ผู้เรียนในกลุ่มในนี้อาจจะใช้เวลาในการเรียนรู้งานพอสมควร แต่ควรฝึกให้พนักงานสามารถทำงานได้คล่องในช่วง 4 เดือนแรกของการทำงาน
• พนักงานใหม่ที่มีประสบการณ์ในการทำงาน เป็นการฝึกอบรมที่ควรจะเน้นให้ผู้เข้าอบรมเข้าใจระบบ ระเบียบ และวัฒนธรรมของการทำงานภายในองค์กร เพราะพนักงานเมื่อมาจากต่างที่ ก็มักจะมีพื้นฐานในการทำงานที่แตกต่างกัน ส่วนในเรื่องทักษะการทำงาน อาจจะอบรมเบื้องต้นและให้พนักงานได้ทำงานจริงเพื่อความเข้าใจที่รวดเร็วมากขึ้น
• พนักงานเดิมที่เปลี่ยนตำแหน่งภายในองค์กร เป็นการฝึกอบรวมที่เน้นไปที่ทักษะสำหรับการทำงานในตำแหน่งใหม่เท่านั้น เนื่องจากพนักงานในรูปแบบนี้จะเคยชินและรู้วัฒนธรรมการทำงานภายในองค์กรเป็นอย่างดี เพียงแค่เน้นไปที่ทักษะสำหรับตำแหน่งใหม่ก็เพียงพอสำหรับการอบรมพนักงาน - การฝึกอบรมเพื่อเพิ่มศักยภาพในการทำงาน
การฝึกอบรมประเภทนี้ มักจะมีขึ้นสำหรับพนักงานปัจจุบันที่ทำงานภายในองค์กรมาเป็นระยะเวลาหนึ่ง โดยจะเป็นการอบรมที่มุ่งเน้นให้พนักงานมีประสิทธิภาพหรือศักยภาพในการทำงานมากขึ้น การอบรมประเภทนี้ จะเป็นการอบรมเฉพาะทางที่จะมีรายละเอียดและเนื้อหาแตกต่างกันออกไปตามพนักงานแต่ละคน หน่วยงานที่ทำ และความต้องการของพนักงาน ซึ่ง HR ก็ควรจะสังเกตและจัดอบรมให้กับพนักงานเพื่อเสริมทักษะในด้านที่ยังไม่มีความเชี่ยวชาญหรือรู้ในระดับเบื้องต้น - การฝึกอบรมเพื่อเพิ่มองค์ความรู้ใหม่
การฝึกอบรมประเภทนี้ มักจะเป็นการจัดขึ้นเพื่อเพิ่มพูนความรู้ที่พนักงานภายในองค์กรไม่เคยเรียนรู้มาก่อน และองค์ความรู้นั้นเป็นประโยชน์ต่อการพัฒนาองค์กร ซึ่ง HR ก็ควรที่จะสรรหาองค์ความรู้ใหม่ๆ ที่น่าสนใจมาจัดอบรมให้กับพนักงานอย่างสม่ำเสมอ
รูปแบบของการฝึกปฏิบัติงาน
รูปแบบการฝึกปฏิบัติการงานภายในองค์กรนั้น หลักๆ จะมีอยู่ทั้งหมด 4 รูปแบบ ซึ่ง HR ควรเลือกใช้ให้เหมาะกับพนักงานแต่ละคน โดยรูปแบบทั้งหมด มีดังนี้
- การฝึกแบบปฏิบัติจริง (On-Job Training)
เป็นการฝึกให้พนักงานปฏิบัติการทำงานด้วยการลงมือทำจริง โดยมีพนักงานที่มีความเชี่ยวชาญคอยควบคุมและดูแล ซึ่งเหมาะสำหรับพนักงานในตำแหน่งงานที่ไม่มีความเสี่ยงสูงมาก หรือแม้ว่าจะทำผิดพลาดก็ไม่ส่งผลกระทบต่อบริษัทมากนัก มีข้อดีคือพนักงานจะสามารถเรียนรู้งานและข้อผิดพลาดของตนเองได้อย่างรวดเร็ว แต่ก็จะมีข้อเสียตรงที่หากเป็นงานที่มีความเสี่ยง หากเกิดข้อผิดพลาดขึ้นมาอาจจะส่งผลกระทบต่อบริษัทได้ง่าย - การฝึกปฏิบัติงานแบบแยกส่วน (Off-Job Training)
เป็นการฝึกปฏิบัติโดยการเรียนรู้และฝึกฝนทฤษฎีการทำงานในเบื้องต้นผ่านการเรียนในคลาสโดยมีผู้สอน และเมื่อถึงเวลาหรือเรียนรู้จนจบคอร์สจึงออกไปปฏิบัติในสถานการณ์การทำงานจริง การฝึกปฏิบัติงานประเภทนี้จะตรงกันข้ามกับแบบที่ 1 คือเป็นรูปแบบที่เหมาะสำหรับงานที่มีความเสี่ยงสูง เพราะการเตรียมตัวเบื้องต้นก่อนปฏิบัติจริง จะทำให้พนักงานรู้ได้ว่าในสถานการณ์จริงจะมีเหตุการณ์รูปแบบใดบ้างที่มีโอกาสเกิดขึ้น ทำให้สามารถวิเคราะห์และหาวิธีรับมือเบื้องต้นได้ดีกว่าการไปลุ้นว่าจะต้องเจอกับอะไรบ้าง แต่จะมีข้อเสียตรงที่พนักงานจะเสียเวลาไปกับการฝึกอบรมที่ค่อนข้างนาน - การฝึกปฏิบัติงานแบบเรียนรู้ด้วยตนเอง (Self Development Job Training)
เป็นการฝึกปฏิบัติงานด้วยวิธีที่ให้พนักงานเรียนรู้ขั้นตอนการทำงานด้วยตนเอง โดยพนักงานอาจจะเรียนรู้งานได้ตามคู่มือที่ HR มีให้ หรือเรียนรู้งานผ่านระบบ E-Learning ขององค์กร โดยชุดความรู้นั้นอาจจะเป็นความรู้ในระดับพื้นฐานที่พนักงานสามารถทำความเข้าใจด้วยตนเองได้ หรือเป็นความรู้เบื้องต้นในสายงานที่มีความจำเป็นสำหรับพนักงานใหม่ การอบรมแบบนี้มีข้อดีคือผู้เรียน (พนักงาน) จะสามารถเข้าถึงตัวข้อมูลได้ตลอดเวลาและไม่จำกัดเฉพาะในเวลางานเท่านั้น และองค์กรประหยัดบุคลากรในการอบรม แต่จะมีข้อเสียคือ การอบรมแบบนี้จะทำให้ขาดการสื่อสารแบบ 2 ทาง คือเมื่อสงสัยส่วนใด พนักงานก็จะไม่มีคนให้คอยซักถาม และจะควบคุมประสิทธิภาพในการเรียนรู้งานของพนักงานได้ยาก - การฝึกปฏิบัติงานแบบผสมผสาน (Mixed Pattern Job Training)
เป็นการฝึกปฏิบัติงานโดยนำขั้นตอนต่างๆ มาประยุกต์ใช้ให้เหมาะสมกับการฝึกปฏิบัติงาน เพราะบางสายงานอาจจะต้องใช้รูปแบบการฝึกปฏิบัติงานหลากหลายแบบในการเตรียมความพร้อมสำหรับการทำงาน โดยการฝึกปฏิบัติแบบนี้มีข้อดีคือรวมส่วนดีของการฝึกในรูปแบบต่างๆ เข้ามาด้วยกัน ทำให้พนักงานสามารถเรียนรู้งานในเบื้องต้นอย่างรอบด้านและพร้อมปฏิบัติงานจริง ในขณะเดียวกันก็เป็นการส่งเสริมให้พนักงานเรียนรู้ด้วยตนเองด้วยเช่นกัน แต่จะมีข้อเสียคือต้องใช้ค่าใช้จ่ายสูงในการฝึกอบรม
การฝึกพนักงานให้มีความรู้ความเชี่ยวชาญในการทำงานมากขึ้นนั้น นอกจากจะเป็นการเพิ่มความรู้ให้กับพนักงานแล้ว ก็ยังเป็นช่องทางสำคัญในการเพิ่มศักยภาพการทำงานของพนักงานอีกด้วย ซึ่งถ้าฝ่ายบุคคลสามารถบริหารจัดการในส่วนนี้ได้ดี รับรองว่าการทำงานภายในองค์กรนั้นจะมีคุณภาพมากอย่างแน่นอนครับ
