การฝึกอบรมพนักงานมีวิธีไหนบ้าง? เริ่มต้นแบบไหนดีที่สุด?
การจัดฝึกอบรมพนักงานที่ไม่ต่อเนื่อง หรือไม่ตรงกับวัตถุประสงค์ของการทำงาน เป็นหนึ่งในอุปสรรคการทำงานของพนักงาน ทำให้ประสิทธิภาพการทำงานที่ลดลง เกิดการทำงานที่ผิดพลาด หรือไม่สำเร็จได้ตามเป้าหมายของบริษัท
“หากพนักงานไม่ได้รับการฝึกอบรมที่ถูกต้องเพื่อการปฏิบัติงานที่เหมาะสม จะส่งผลให้คุณภาพงาน การผลิตผลงาน รวมถึงความพึงพอใจของลูกค้าเกิดปัญหาขึ้น” – Carol Leaman, CEO ของ Axonify
ดังนั้นทุกคนในองค์กรก็ควรได้รับการฝึกอบรมพนักงาน เพื่อพัฒนาทักษะให้เหมาะสมต่อภาระงานรับผิดชอบ รวมไปถึงการนำเอาทักษะที่ได้รับจากการฝึกอบรมมาช่วยในการพัฒนาองค์กรด้วย
สำหรับการฝึกอบรมพนักงาน ในแต่ละองค์กรจะมีวิธีการจัดหาเพื่อให้ตอบวัตถุประสงค์ของการนำไปใช้งานต่อในงานของตน โดยสามารถแบ่งได้เป็นหลากหลายรูปแบบ ตั้งแต่การปฐมนิเทศ เวิร์กชอป งานสัมมนา ซึ่งแบ่งเนื้อหาการพัฒนาทักษะการทำงานออกเป็นด้านต่างๆ เช่น ทักษะวิชาชีพ ทักษะด้านอารมณ์และสังคม (Soft Skill) หรือ การอบรมเรื่องความปลอดภัย เป็นต้น
ในบทความนี้ มีคำตอบให้ว่าทำไมถึงควรให้ความสำคัญกับการจัดฝึกอบรมพนักงาน และองค์กรของคุณสามารถจัดการอบรมแบบไหนบ้าง ที่จะมีประสิทธิภาพต่อการนำไปสร้างความสำเร็จให้กับองค์กรของคุณได้มากที่สุด
ทำความรู้จักการฝึกอบรมพนักงานในองค์กร
การจัดฝึกอบรมพนักงานหรือการจัดเทรนนิ่ง (Corporate Training) เป็นกระบวนการพัฒนาความรู้ และเสริมทักษะให้กับพนักงานในด้านต่างๆ ให้เกิดความก้าวหน้า มีประสิทธิภาพและเกิดประสิทธิผลกับองค์กร
อันที่จริง การเริ่มต้นที่ง่ายและสะดวกที่สุดที่องค์กรสามารถทำได้เองเลย คือ การปฐมนิเทศสำหรับพนักงานที่เข้ามาใหม่ เพื่อให้พนักงานได้ทำความรู้จักและคุ้นเคยกับสภาพแวดล้อมรวมถึงวัฒนธรรมในองค์กร นอกจากนี้พนักงานที่ทำงานอยู่ก่อนหน้าแล้วก็ควรสามารถรับการฝึกอบรมได้ด้วยเช่นเดียวกัน เพื่อสร้างการมีส่วนร่วม การตื่นตัว การพัฒนาตนเอง การสร้างภาวะผู้นำ การทำงานเป็นทีม และอื่นๆ อีกมากมาย เพื่อพัฒนาให้ทักษะการทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น
ทำไมต้องมีการฝึกอบรมพนักงาน
หนึ่งในโอกาสที่จะช่วยพัฒนาองค์ความรู้ของพนักงานและองค์กรให้ก้าวไปข้างหน้าได้พร้อมกัน นั่นคือการเปิดประสบการณ์ผ่านการเรียนรู้ใหม่ๆ ที่มีประสิทธิภาพต่อการพัฒนาองค์ความรู้ โดยผลจากการศึกษาพบว่าการเทรนนิ่ง ช่วยให้พนักงานทำงานได้มีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้น 37% ซึ่งส่งผลต่อภาพรวมขององค์กรที่มีผลงานและรายได้ที่เพิ่มขึ้นถึง 21%
โดยการเทรนนิ่งในองค์กรนั้นช่วยให้
ประสิทธิภาพการทำงานที่ดีขึ้น
การทำงานแบบทีมเวิร์ค
ความปลอดภัยในที่ทำงาน
นอกจากนี้การเข้ารับการฝึกอบรมเพื่อพัฒนาทักษะต่างๆ ยังช่วยให้พนักงานมีโอกาสเติบโตในตำแหน่งงานได้ เนื่องจากพวกเขาสามารถมองเห็นโอกาสพัฒนาตนเองเพื่อให้ตอบรับเป้าหมายหลักขององค์กร จากการพัฒนาองค์ความรู้และนำไปใช้ประโยชน์ได้จากการเทรนนิ่ง
ข้อดีของการจัดฝึกอบรม
การจัดฝึกอบรมพนักงานเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพสำหรับองค์กร ที่ช่วยสร้างผลผลิตที่มีคุณภาพต่อองค์กร รวมไปถึงการรักษามาตรฐานของการทำงาน พนักงานรู้สึกมีคุณค่าจากการได้รับการเอาใจใส่ขององค์กร ซึ่งส่งผลให้ช่วยลดอัตราการลาออกของพนักงานได้ถึง 58%
สำหรับพนักงานที่รับการเทรนนิ่งที่ถูกต้องพวกเขาได้รับทักษะด้านการทำงานที่เพิ่มขึ้น ความผิดพลาดจากการทำงานที่ลดลง รวมถึงสามารถให้ผลลัพธ์ของการทำงานที่เหนือความคาดหมาย
5 รูปแบบการฝึกอบรมพนักงานที่ได้รับความนิยม
รูปแบบการฝึกอบรมพนักงานที่ได้รับความนิยม
รูปแบบของการจัดฝึกอบรมพนักงานมีการพัฒนาให้เข้ากับยุคสมัยอยู่ตลอด เพื่อให้สอดคล้องกับการเปลี่ยนแปลง และการตอบรับกระแสการใหม่ที่เกิดขึ้นในแต่ละอุตสาหกรรม นั่นทำให้แต่ละทีม หน่วยงาน องค์กร ไม่ว่าจะขนาดเล็กหรือใหญ่ก็สามารถเลือกรูปแบบของการฝึกอบรมที่เหมาะสมที่สุดได้
- การจัดโปรแกรมฝึกอบรมในรูปแบบห้องเรียน (Classroom-Based Training)
สำหรับรูปแบบการฝึกอบรมในรูปแบบห้องเรียน โดยการเชิญผู้ฝึกอบรมที่ทรงคุณวุฒิในด้านต่างๆ มาให้ความรู้กับพนักงานในองค์กร ซึ่งผู้เข้ารับการอบรมจะได้พบกับเนื้อหาที่เข้มข้นจากการสอนทั้งการใช้
Presentation
การจัดการกรรมเวิร์คช็อปขนาดเล็ก
การนำเสนอกรณีศึกษา (Case Study)
ข้อมูลความรู้อื่นๆ ภายใต้นโยบายขององค์กร
- การจัดฝึกอบรมรูปแบบปฏิสัมพันธ์ (Interactive Training)
การจัดฝึกอมรมพนักงานในรูปแบบการสร้างปฏิสัมพันธ์ เป็นหนึ่งในรูปแบบการอบรมที่มีประสิทธิภาพเป็นอย่างมาก เนื่องจากผู้เข้ารับการอมรมจะได้รับประสบการณ์จากการเรียนรู้ในรูปแบบที่หลากหลาย ซึ่งได้แก่
การจำลองสถานการณ์เหมือนจริง
การทดลองเป็นบทบาทสมมุติ
การทดสอบ (Quiz)
การเล่นเกม
ซึ่งรูปแบบการจำลองต่างๆ จะเป็นการฝึกทักษะในรูปแบบที่หลายคนยังไม่เคยสัมผัส เพื่อให้สามารถนำไปประยุกต์ใช้กับการทำงานของตนเองได้
- การฝึกปฏิบัติงานไปพร้อมกับการทำงานจริง (On-the-Job Training)
นอกเหนือจากการฝึกอบรมในภาคทฤษฎีแล้ว ยังมีการจัดฝึกปฏิบัติงานจริงไปพร้อมกับการทำงานด้วย ซึ่งเหมาะกับการนำไปฝึกอบรมกับพนักงานที่เพิ่งเริ่มงานใหม่องค์กร โดยจะได้รับการสอนงานจากผู้ชำนาญการโดยเฉพาะขององค์กร ในการสอนงานและประเมินการทำงานไปพร้อมๆ กัน
วิธีการนี้ช่วยให้ผู้ที่ได้รับการฝึกสามารถปรับตัวกับการทำงานได้ดี เห็นผลเร็ว ไม่ต้องใช้ต้นทุนสูงในการจัดอบรม แต่ผู้เข้าฝึกอบรมต้องมีสัดส่วนที่เหมาะสมกับผู้ให้การฝึกอบรมด้วย เพราะถ้ามีจำนวนของผู้เข้าฝึกที่มากไป ทำให้การดูแลภาพรวมทั้งหมดจะตกหล่นและไม่สำเร็จตามเป้าหมายของการอบรมที่วางเอาไว้
- การจัดฝึกอบรมด้านภาวะผู้นำ เน้นทักษะทางอารมณ์และสังคม (Social Learning)
สำหรับการจัดฝึกอบรมด้านการเรียนรู้ทางอารมณ์และสังคม เป็นอีกหนึ่งกระบวนการเรียนรู้ที่อยู่นอกเหนือจากการเรียนภาคทฤษฎีหรือปฏิบัติงานโดยตรง แต่เป็นการเรียนรู้เพื่อนำไปปรับใช้กับการทำงานร่วมกับผู้อื่นทั้งในและนอกองค์กร ซึ่งเป็นส่วนสำคัญที่ช่วยทำให้พนักงานสามารถสร้างปฏิสัมพันธ์กับเพื่อนร่วมงานได้อย่างรวดเร็ว
โดยการเรียนรู้ทางสังคม เป็นหนึ่งในกระบวนการคิดแบบองค์รวมอย่าง Whole Brain® Thinking ซึ่งมีวิธีการเรียนรู้ด้วยการใช้ทฤษฎีและเครื่องมือในการประเมินกระบวนการคิด โดยเริ่มจาก
การเข้าใจภาคทฤษฎี
การวิเคราะห์แผนที่สมอง
ความถนัดทางกระบวนการคิด
การประยุกต์ใช้เครื่องมือ ด้วยการแก้โจทย์ปัญหาต่างๆ ผ่าน บอร์ดเกมส์ หรือ โค้ชชิ่งกลุ่ม เป็นต้น
การจะประสบความสำเร็จในการเรียนรู้หลักสูตรด้านนี้ ควรเน้นการเรียนรู้อย่างต่อเนื่อง สร้างการตื่นตัวในการเรียนรู้ และสร้างวัฒนธรรมในการเรียนรู้ให้เกิดขึ้นในองค์กรอย่างยั่งยืน
นอกจากผู้เข้าอบรมจะได้สร้างปฏิสัมพันธ์ระหว่างบุคคลได้อย่างมืออาชีพแล้ว พนักงานยังได้เรียนรู้วิธีการสื่อสาร การรักษาสัมพันธภาพ ลดทอนความต่าง ทั้งยังช่วยให้ผู้เรียนพัฒนาทักษะความคิดให้ครบ คม รอบด้าน ผ่านเครื่องมือแผนที่สมองเพื่อการวิเคราะห์สิ่งต่างๆ ในการทำงานอย่างมีเหตุผล และยังครอบคลุมถึงการสร้างทักษะการแก้ปัญหา ทักษะการตัดสินใจได้เป็นอย่างดี เพื่อรับมือกับความกดดันต่างๆ ที่เข้ามาในยุคใหม่นี้
- การจัดฝึกอบรมในรูปแบบออนไลน์ (Online Training)
อีกหนึ่งรูปแบบของการจัดฝึกอบรมที่ได้รับความนิยมในปัจจุบันนั่นคือ การจัดฝึกอบรมแบบออนไลน์ เพราะผู้เข้ารับการอบรมสามารถเข้าถึงได้จากที่ไหนก็ได้ และสามารถแบ่งเวลาเข้ารับการอบรมเองได้ตามความสมัครใจ ผ่านสื่อการอบรมที่ทันสมัยซึ่งมีทั้ง
คอร์สเรียนแบบ eLearning
การสัมมนาผ่านเว็บไซต์ (Webinars)
วิดีโอ
ในตอนนี้มีหลายเว็บไซต์ที่เปิดเพื่อเป็นช่องทางการให้ความรู้ออนไลน์ ซึ่งจะมีผู้เชี่ยวชาญในด้านต่างๆ มาให้ความรู้ในรูปแบบวิดิโอที่ผู้เรียนสามารถเลือกเรียนในเนื้อหาที่ตนเองสนใจ มีแบบทดสอบความเข้าใจ รวมไปถึงการรับใบประกาศณียบัตรที่รับรองว่าผู้เรียนได้ผ่านการฝึกอบรมมาแล้ว
จะเลือกการฝึกอบรมพนักงานรูปแบบไหนดี
เมื่อเห็นแล้วว่าการจัดอมรมพนักงานนั้นมีหลายรูปแบบ แต่จะเลือกมาทุกรูปแบบเลยก็อาจจะทำให้เกิดค่าใช้จ่ายที่สูงเลยทีเดียว เพื่อให้การจัดอบรมพนักงานเกิดประสิทธิภาพมากที่สุด มาดูกันว่าจะมีวิธีเลือกการฝึกอบรมพนักงานอย่างไรดี
- เลือกจากวัตถุประสงค์ของการฝึกอบรม
ก่อนอื่นให้ดูที่วัตถุประสงค์ของการจัดอบรมก่อน ว่าต้องการให้พนักงานได้อะไรจากการเข้าอบรมในครั้งนี้ เพื่อจะได้สามารถจัดหาการฝึกอบรมที่ตอบโจทย์ได้
เช่น การจัดฝึกอบรมในรูปแบบห้องเรียน หากมีจำนวนผู้เข้าอบรมมาก อาจจะเหมาะสำหรับการให้ข้อมูลและความรู้เชิงวิชาการ หรือความรู้ทั่วๆ ไปที่หลากหลาย ไม่ซับซ้อนมากมากกว่า ซึ่งอาจจะไม่เหมาะกับบุคคลากรในระดับหัวหน้างาน นอกจากนี้จำนวนผู้เข้าอบรมจำนวนมาก จะทำให้มีเวลาถาม-ตอบคำถามที่ซับซ้อนได้น้อยลง ดังนั้นการคำนึงถึงวัตถุประสงค์จึงเป็นตัวกำหนดที่ชัดเจนว่าลักษณะการอบรมควรเป็นไปในลักษณะใด
สำหรับการฝึกอบรมทักษะใหม่ๆ ที่มีการผสมผสานระหว่างระหว่างออนไลน์ และออฟไลน์ถือว่าเป็นรูปแบบผสมผสานที่ได้รับความนิยมมาก โดยการเรียนรูปแบบออนไลน์เน้นเรื่องความเข้าใจในทฤษฎี เพื่อสร้างการพัฒนาทางความคิดและประยุกต์ใช้ในการทำงานที่มีประสิทธิภาพ การเรียนรู้แบบออนไลน์จึงเป็นการตอบโจทย์และช่วยประหยัดเวลาได้เป็นอย่างดี เพราะการอัปเดตข้อมูลใหม่ๆ เกิดขึ้นได้ทุกขณะอย่างรวดเร็ว
ส่วนการเรียนรู้แบบออฟไลน์ เป็นการฝึกฝนในสนามจริง มีการให้ฟีดแบคเพื่อแก้ไขโจทย์ หรืออุปสรรคนั้นได้ทันท่วงที เข้าใจการปฏิสัมพันธ์ระหว่างกันในเหตุการณ์ตรงหน้า ช่วยสร้างการเรียนรู้ให้ตื่นตัวได้ง่ายและเห็นพฤติกรรม ความคิด ที่ชัดเจน ดังนั้นการคำนึงถึงวัตถุประสงค์จะทำให้ผู้จัด และผู้เข้าเรียนได้บรรลุผลสำเร็จในสิ่งที่ตั้งใจและเกิดประสิทธิภาพมากที่สุด
- ความเหมาะสมของพนักงาน
การจัดฝึกอบรมจะเกิดประสิทธิภาพได้ ถ้าพนักงานได้รับการจัดฝึกอบรมที่ตอบความเหมาะสมของพวกเขา ซึ่งปัจจัยที่สามารถนำมาพิจารณาเพื่อการเลือกการจัดฝึกอบรมที่ตรงความเหมาะสมของพนักงานนั้นได้แก่
ความแตกต่างของอายุที่มีผลต่อการเรียนรู้
เช่น ความถนัดในการใช้เทคโนโลยี ความคิดอันแตกต่างของวัย ตัวอย่างเช่นในกลุ่มที่เป็น Generation เก่า อาจจะถนัดถ้าได้เรียนรู้ในรูปแบบห้องเรียน หรือมีวิทยากรมาสอนเอง ส่วนกลุ่มพนักงาน Generation ใหม่อาจมองว่ารูปแบบห้องเรียนอาจสร้างความน่าเบื่อได้ง่าย ซึ่งรูปแบบที่สร้างความสนุกหรือแบบออนไลน์อาจจะตอบโจทย์ได้มากกว่า เป็นต้น
ธรรมชาติของงานที่แตกต่างกัน
จริงอยู่ว่าในหน่วยงานที่ต่างกัน อาจะใช้ทักษะที่ไม่เหมือนกันในการทำงาน แต่บางหน่วยงานก็อาจจะมีการใช้ทักษะที่คล้ายคลึงกันอยู่ ซึ่งตรงนี้เองสามารถนำหน่วยงานที่แตกต่างกัน แต่ใช้ทักษะบางอย่างร่วมกันที่เป็นประโยชน์ต่อองค์กร มาจับกลุ่มรวมเพื่อจัดการอมรมได้ วิธีการนี้จะช่วยลดค่าใช้จ่ายของการจัดอบรมได้
- มีข้อจำกัดอะไรในการอบรมที่ต้องคำนึงถึงบ้าง
การจัดการอบรมพนักงานเป็นหนึ่งในการลงทุนทั้งเรื่อง เงิน เวลา ซึ่งพนักงานและผู้ที่เกี่ยวข้องอาจต้องสละเวลางานบางส่วนมาเข้าร่วมการอบรม จึงจำเป็นต้องทำให้การอบรมนี้มีประสิทธิภาพมากที่สุด โดยเริ่มจากการวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน ระยะเวลา การวัดผล และสุดท้ายคือการนำเอาทักษะที่พนักงานได้รับมาปรับใช้เพื่อช่วยในการพัฒนาองค์กร
การฝึกอบรมจะประสบความสำเร็จได้ หากมีการวางแผนที่ดี
การจัดฝึกอบรมพนักงานในปัจจุบัน หลายองค์กรจัดทำแบบที่นานๆ ทีจะจัดสักครั้ง ซึ่งทำให้การเรียนรู้หรือพัฒนาของพนักงานที่เข้ารับการฝึกอบรมนั้นไม่ต่อเนื่อง ลืมสิ่งที่เรียนมา ไม่แน่ใจว่าที่ผ่านมาเมื่อมีคำถามจะทำอย่างไรต่อเกิดคำถาม ไม่เข้าใจอย่างถ่องแท้ และไม่ได้อัปเดตความรู้ใหม่ๆ ที่เกิดขึ้น จึงทำให้การจัดฝึกอบรมนั้นไม่เกิดประสิทธิภาพ
หากทั้งองค์กรต้องการให้การจัดฝึกอบรมเกิดขึ้นแบบคุ้มค่าที่สุด ผู้บริหารองค์กรต้องมีนโยบายและสร้างบรรทัดฐานที่ดีในก
