การสรรหาและคัดเลือกพนักงานขาย
วัตถุประสงค์ของการสรรหาและคัดเลือกพนักงานขาย คือ เพื่อที่ให้ได้มาซึ่งบุคลากรที่มีความรู้ความสามารถ
มาปฏิบัติงานการขายและให้บริการลูกค้า ให้บรรลุเป้าหมายหรือผลกำไรตามที่คาดไว้ การคัดเลือกพนักงานขาย
จะง่ายขึ้นถ้ารู้ว่าต้องการพนักงานขายที่มีคุณสมบัติอย่างไร จุดเริ่มต้นในการกำหนดคุณสมบัติของพนักงานขาย
ที่ดีคือการสอบถามจากลูกค้า ซึ่งลูกค้าส่วนใหญ่มักจะบอกว่าพนักงานขายที่ดีควรมีความซื่อสัตย์ เชื่อถือได้
มีความรู้ และเต็มใจช่วยเหลือ
วิธีการที่ดีที่สุดในการสรรหาและคัดเลือกพนักงานขายนั้นขึ้นอยู่กับความเหมาะสมในการนำไปใช้ของแต่ละองค์การ
โดยการสรรหาและคัดเลือกพนักงานขายมีขั้นตอนสำคัญ 4 ขั้นตอน คือ
กำหนดคุณสมบัติของพนักงานขาย
หาแหล่งที่มาของพนักงานขาย
กำหนดวิธีการสรรหา
กระบวนการคัดเลือก
เมื่อได้มีการกำหนดรายละเอียดงานของพนักงานขายแล้ว สิ่งที่ต้องทำต่อไปคือการแสวงหาพนักงานขายที่มี
ความเหมาะสมตามที่ได้กำหนดไว้ แหล่งที่จะสามารถแสวงหาพนักงานขายได้อาจแบ่งออกเป็นแหล่งภายในบริษัท
(Internal source) และแหล่งภายนอกบริษัท (External source)
แหล่งภายในบริษัท คือ แหล่งภายในของบริษัทเอง ได้แก่ การแนะนำจากพนักงานขายปัจจุบันของบริษัท
ผู้บริหารของบริษัท และอาจได้มาจากการสับเปลี่ยนโยกย้ายภายในบริษัท เป็นต้น
แหล่งภายนอกบริษัท ได้แก่ ข้อมูลจากสถาบันการศึกษาต่างๆ ที่มีการเรียนการสอนในด้านการขาย
จากพนักงานขายของบริษัทคู่แข่งซึ่งทำให้ประหยัดค่าใช้จ่ายในการฝึกอบรม จากพนักงานขายของบริษัทอื่นๆ
ที่ไม่ใช่คู่แข่ง จากลูกค้าของลูกค้า จากสมาคมด้านการขาย จากสำนักงานจัดหางาน หรือจากการรับสมัคร
จากบุคคลภายนอกที่เข้ามายื่นใบสมัคร เป็นต้น
การกำหนดคุณสมบัติของพนักงานขาย
การกำหนดคุณสมบัติของพนักงานขายเริ่มต้นจากการวิเคราะห์งาน ผู้บริหารต้องสามารถวิเคราะห์
ให้ได้ว่าพนักงานขายควรต้องมีงานอะไรบ้างเพื่อจะสามารถบรรลุวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้ได้ ซึ่งจะทำให้
ผู้บริหารสามารถกำหนดรายละเอียดงานของพนักงานขายได้ นอกจากนั้นจากการวิเคราะห์งาน
จะสามารถกำหนดได้ว่าพนักงานขายต้องมีหน้าที่รับผิดชอบอะไรบ้าง บุคลิกของพนักงานขายที่ดี
ควรเป็นอย่างไร ความชำนาญพิเศษที่ต้องการ ความสัมพันธ์กับลูกค้า หน้าที่ในการให้บริการ ฯลฯ
เมื่อทราบถึงรายละเอียดของงานแล้วจะทำให้สามารถกำหนดคุณสมบัติของพนักงานขายที่ต้องการได้
ในแง่ของรายละเอียดด้านบุคคลที่เกี่ยวกับงานขาย การฝึกอบรม ประสบการณ์ ความสามารถและอื่นๆ
ทั้งนี้ในการกำหนดคุณสมบัติของพนักงานขายที่จะคัดเลือกควรต้องแน่ใจให้ได้ว่าสิ่งที่กำหนดเหล่านั้น
จะช่วยให้เกิดความสำเร็จในงานขายจริง มิเช่นนั้นอาจกลายเป็นอุปสรรคต่อการสรรหาและคัดเลือกได้
หาแหล่งที่มาของพนักงานขาย
เมื่อได้มีการกำหนดรายละเอียดงานของพนักงานขายแล้ว สิ่งที่ต้องทำต่อไปคือการแสวงหาพนักงานขาย
ที่มีความเหมาะสมตามที่ได้กำหนดไว้ แหล่งที่จะสามารถแสวงหาพนักงานขายได้อาจแบ่งออกเป็น
แหล่งภายในบริษัท (Internal source) และแหล่งภายนอกบริษัท (External source)
แหล่งภายในบริษัท คือ แหล่งภายในของบริษัทเอง ได้แก่ การแนะนำจากพนักงานขายปัจจุบันของบริษัท
ผู้บริหารของบริษัท และอาจได้มาจากการสับเปลี่ยนโยกย้ายภายในบริษัท เป็นต้น
แหล่งภายนอกบริษัท ได้แก่ ข้อมูลจากสถาบันการศึกษาต่างๆ ที่มีการเรียนการสอนในด้านการขาย
จากพนักงานขายของบริษัทคู่แข่งซึ่งทำให้ประหยัดค่าใช้จ่ายในการฝึกอบรม จากพนักงานขายของบริษัทอื่นๆ
ที่ไม่ใช่คู่แข่ง จากลูกค้าของลูกค้า จากสมาคมด้านการขาย จากสำนักงานจัดหางาน หรือจากการรับสมัคร
จากบุคคลภายนอกที่เข้ามายื่นใบสมัคร เป็นต้น
- กำหนดวิธีการสรรหา
เมื่อทราบแหล่งที่มาของพนักงานขายแล้ว สิ่งที่ต้องกระทำต่อไปคือการดำเนินการสรรหาบุคคลจากแหล่งที่ กำหนดซึ่งอาจเป็นได้ 2 วิธี คือ การสรรหาทางตรงหรือการสรรหาโดยใช้บุคคลเข้าทำการสรรหา (Direct recruiting)และการสรรหาทางอ้อมหรือการสรรหาโดยไม่ใช้ตัวบุคคล (Indirect recruiting)
การสรรหาทางตรงหรือการสรรหาโดยใช้บุคคลเข้าสรรหา วิธีการนี้มักจะใช้ในการสรรหาพนักงานขาย
จากผู้ที่กำลังจะจบการศึกษาจากสถาบันการศึกษาต่างๆ โดยผู้ที่ทำหน้าที่สรรหาอาจเป็นเจ้าหน้าที่
ฝ่ายบุคคลหรือผู้จัดการฝ่ายขาย เช่น การเข้าร่วมนิทรรศการจัดหางานของสถาบันการศึกษาต่างๆ
โดยบุคคลของบริษัทดังกล่าวจะทำการสัมภาษณ์เบื้องต้นและให้ผู้สมัครทำการกรอกรายละเอียดต่างๆ
ซึ่งวิธีการแบบนี้อาจต้องเสียค่าใช้จ่ายในการดำเนินการสูงและต้องมีการเตรียมการล่วงหน้าพอสมควร
หลังจากได้รายละเอียดผู้สมัครแล้วจะทำการรวบรวมเพื่อทำการพิจารณาคัดเลือกแล้วเรียกมาสัมภาษณ์
ต่อไป
การสรรหาทางอ้อมหรือการสรรหาโดยไม่ใช้ตัวบุคคล วิธีการนี้เป็นการสรรหาโดยใช้สื่อต่างๆ เป็นหลัก
เช่น การประกาศโฆษณารับสมัครงานตามหนังสือพิมพ์รายวัน วิทยุ หรือนิตยสารที่เกี่ยวข้องต่างๆ
โดยจะประกาศถึงตำแหน่งงานที่จะรับ คุณสมบัติของผู้สมัคร ลักษณะงานโดยย่อ และค่าตอบแทนต่างๆ
ที่จะได้รับ เป็นต้น นอกจากนี้อาจอยู่ในรูปของใบปลิว โปสเตอร์ แผ่นพับ โดยอาจบอกเพียงรายละเอียด
งานคร่าวๆ และที่อยู่ติดต่อกลับ หรือรายได้ที่น่าสนใจ
4. กระบวนการคัดเลือก
กระบวนการคัดเลือกจะเกิดขึ้นเพื่อคัดเลือกเอาบุคคลที่มีคุณสมบัติเหมาะสมที่สุดเพื่อรับเป็นพนักงานขาย
ของบริษัทซึ่งกระบวนการคัดเลือกนับเป็นงานที่สำคัญจึงต้องอาศัยความละเอียด รอบคอบและยุติธรรม
โดยทั่วไปกระบวนการคัดเลือกจะประกอบด้วย 6 ขั้นตอนคือ
การคัดเลือกขั้นต้น (Initial screening) โดยการพิจารณาจากใบสมัครของผู้สมัครแต่ละคนเพื่อทำการ
ตรวจสอบคุณสมบัติขั้นพื้นฐาน แล้วทำการคัดเลือกผู้สมัครที่มีคุณสมบัติตามที่กำหนดไว้เอาไว้
ส่วนผู้สมัครที่ไม่มีคุณสมบัติครบถ้วนก็จะถูกตัดออกไป
การทบทวนและพิจารณาใบสมัคร (Review of application) หลังจากที่ได้ทำการคัดเลือกเบื้องต้นแล้ว
จะได้ผู้สมัครที่ผ่านคุณสมบัติพื้นฐาน เพื่อนำมาพิจารณาในรายละเอียดอีกครั้งก่อนจัดส่งไปดำเนินการ
เรียกผู้สมัครที่เข้าข่ายมาสัมภาษณ์ต่อไป
การสัมภาษณ์ (Interview) การสัมภาษณ์เป็นวิธีการในการหาข้อมูลข่าวสารของผู้สมัคร ซึ่งได้รับ
ความนิยมในการคัดเลือกเนื่องจากสามารถสอบถามจากผู้สมัครได้โดยตรงและสามารถรับรู้ถึงไหวพริบ
การตอบสนองของผู้สมัครต่อคำถามแต่ละอย่างได้ทันที โดยบางบริษัทอาจใช้วิธีการสัมภาษณ์ร่วมกับ
การสอบข้อเขียน การสัมภาษณ์เป็นวิธีการที่เสียค่าใช้จ่ายมากและเสียเวลาในการดำเนินการ
ดังนั้นก่อนการสัมภาษณ์ ควรมีการทบทวนรายละเอียดจากเอกสารการสมัครเพื่อการเตรียมการ
ในข้อคำถามที่จะสอบถามเพื่อสามารถหารายละเอียดของตัวผู้สมัครได้มากที่สุด
การตรวจสอบผู้ถูกอ้างอิง (Reference check) การตรวจสอบผู้ถูกอ้างอิงเป็นการรวมรวมข้อมูลเพิ่มเติม
ของผู้สมัคร โดยที่บางบริษัทอาจไม่จำเป็นต้องมีการตรวจสอบดังกล่าวก็ได้ เนื่องจากส่วนใหญ่
ผู้ถูกอ้างอิงมักจะเป็นบุคคลที่ผู้สมัครเห็นว่าชื่นชอบในตัวผู้สมัครอยู่แล้ว จึงอาจได้ข้อมูลที่ไม่ถูกต้องได้
การทดสอบพื้นความรู้ (Test of knowledge) การทดสอบพื้นความรู้อาจมีความแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับ
จุดมุ่งหมายในการใช้ว่าต้องการทราบอะไรเกี่ยวกับผู้สมัคร ซึ่งการทดสอบพื้นความรู้อาจเป็น
การทดสอบเกี่ยวกับความรู้ความสามารถ ความถนัด สติปัญญา บุคลิกลักษณะ และความสนใจในงาน
เป็นต้น การทดสอบดังกล่าวอาจจัดทำเป็นแบบฟอร์มมาตรฐานซึ่งได้รับการพัฒนาขึ้นโดยผู้ชำนาญ
การสัมภาษณ์ครั้งสุดท้าย (Final interview) ในบางบริษัทอาจมีการสัมภาษณ์ครั้งสุดท้ายเพื่อเป็นการ
สร้างความมั่นใจในการรับผู้สมัครเข้าทำงาน หลังจากที่ได้ทำการพิจารณารายละเอียดต่างๆ สัมภาษณ์
ขั้นต้น และทดสอบความรู้ความสามารถแล้ว โดยการสัมภาษณ์ครั้งสุดท้ายอาจทำโดยผู้บริหารระดับสูง
หรือผู้บริหารในหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง หากไม่มีข้อขัดข้องแล้วผู้สมัครดังกล่าวก็จะถูกเรียกตัวเพื่อมาทำงาน
