- ศึกษาและทำความเข้าใจ ทิศทางและเป้าหมายขององค์กร (Strategic Direction)
สิ่งแรกที่นักบริหารทรัพยากรบุคคลต้องทำก่อนที่จะวางแผนอัตรากำลังคนได้ก็คือ ต้องศึกษาและทำความเข้าใจในธุรกิจของบริษัท เป้าหมายในอนาคต 1-3 ปีข้างหน้านับจากวันที่กำลังจะทำแผน ทิศทาง กลยุทธ์ ฯลฯ โดย HR ต้องเข้าใจแผนธุรกิจขององค์กรเป็นอย่างดี มิฉะนั้นจะไม่สามารถคิดต่อในเรื่องของแผนกำลังคนได้เลย ทั้งนี้ หากเราเข้าใจธุรกิจและเป้าหมายธุรกิจเป็นอย่างดี จะทำให้เราสามารถตอบคำถามได้ว่า
1.1 กำลังคนที่เป็นกำลังหลักของเราคืองานกลุ่มไหน
1.2 เราต้องการกำลังคนที่มีความรู้ ทักษะ ความสามารถในด้านใดบ้างเพื่อที่จะบรรลุเป้าหมายธุรกิจ - วิเคราะห์กำลังคน (Workforce Analysis)
ขั้นตอนต่อไปก็คือ ต้องมาพิจารณาวิเคราะห์ว่า
2.1 ความต้องการกำลังคนเป็นอย่างไร เมื่อเรารู้ว่าเป้าหมายและทิศทางของธุรกิจของเราเป็นอย่างไรแล้ว เราก็ต้องมาวิเคราะห์กันต่อไปว่า การที่องค์กรจะไปสู่เป้าหมายตรงนั้นได้ จะต้องอาศัยคนที่มีความรู้ความสามารถและทักษะแบบไหน หน่วยงานไหนและตำแหน่งงานไหนขององค์กรที่ถือเป็นหลักสำคัญที่จะทำให้เป้าหมายบรรลุได้ ประเด็นหลักๆ ที่อยู่ในข่ายการพิจารณาก็มีดังต่อไปนี้
• ลักษณะของพนักงานที่ต้องการ ไม่ว่าจะเป็นช่วงอายุ ระดับการศึกษา ทักษะสำคัญที่ต้องมี
• เทคโนโลยีที่จำเป็นต้องนำมาใช้ในการทำงานในอนาคต ว่าจะมีผลต่อการทำงานของหน่วยงานใดบ้าง และตำแหน่งอะไรบ้าง
• แนวโน้มตลาดแรงงานเป็นอย่างไร เช่น แรงงานส่วนใหญ่จบการศึกษามาในระดับใด อัตราการว่างงานเป็นอย่างไร กลุ่มเป้าหมายที่เราต้องการนั้นจะมีข้อจำกัดอะไรบ้างจากตลาดแรงงาน
2.2 ลักษณะกำลังคนในปัจจุบันขององค์กรเราเป็นอย่างไร โดยในการพิจารณาจุดนี้ ไม่ใช่ดูแค่ “จำนวนที่มี” เท่านั้น ซึ่งเป็นสิ่งที่มักทำผิดพลาดกันมาเสมอ นั่นคือ มัวแต่พิจารณาจำนวนพนักงานว่าเราขาดเท่าไหร่ เกินเท่าไหร่ แต่ต้องพิจารณาในเรื่องอื่นๆ ที่สำคัญด้วย ได้แก่
• ความรู้ และทักษะของพนักงานของเราในแต่ละระดับนั้น มีอยู่สักเท่าไหร่ ขนาดไหน คนของเราเก่งเรื่องอะไร มีจุดแข็งในด้านใด Competency ที่คนของเรามีนั้นเป็นอย่างไร
• ตรวจสอบและวิเคราะห์ข้อมูลทางด้านอัตราการลาออกของพนักงาน โดยแยกเป็นแต่ละระดับ แต่ละกลุ่มงาน วิเคราะห์ช่วงอายุพนักงาน และดูว่าจะมีใครที่เกษียณในแต่ละปี
• ประเมินและวิเคราะห์ว่า คนของเรานั้นสามารถพัฒนาได้มากน้อยแค่ไหน มีข้อจำกัดอะไรบ้างในการพัฒนา
2.3 วิเคราะห์หาความแตกต่าง (Gap Analysis) เมื่อเราได้ข้อมูลอัตรากำลังที่ควรจะเป็น และอัตรากำลังคนที่มีอยู่ในปัจจุบันแล้ว เราก็ต้องนำทั้งสองส่วนนี้มาวิเคราะห์หาความแตกต่างที่เกิดขึ้น ซึ่งผลส่วนใหญ่ก็จะออกมาดังนี้
• ขาด ก็ต้องมาพิจารณาว่า ขาดอะไรบ้าง เช่น ขาดในมุมของปริมาณคน หรือ ในมุมของความรู้ทักษะที่จำเป็น ขาดตำแหน่งที่สำคัญอะไรบ้าง เป็นต้น
• เกิน บางแห่งก็วิเคราะห์ได้ว่า สิ่งที่เรามีอยู่นั้นมันเกินกว่าที่ต้องการ ทั้งในแง่ของปริมาณคน หรืออาจมีทักษะความรู้ที่ไม่จำเป็นต้องใช้อีกต่อไปแล้วเนื่องจากธุรกิจเปลี่ยนแปลงไป เป็นต้น
จากนั้นก็ระบุให้ชัดเจนว่า ส่วนไหนของอัตรากำลังคนขององค์กรเราที่ขาดไป ส่วนไหนที่เกินไป - จัดทำเป็นแผนอัตรากำลัง (Workforce Plan)
จากผลการวิเคราะห์ข้างต้นทั้งหมด เราก็นำมาจัดทำเป็นแผนอัตรากำลัง ซึ่งโดยส่วนใหญ่จะประกอบไปด้วย
• ตำแหน่งเดิม ตำแหน่งใหม่ที่ต้องเพิ่มเติม คุณสมบัติของคนที่จะมาดำรงตำแหน่งเป็นอย่างไร
• จำนวนพนักงานที่จะเกษียณอายุ แผนการทดแทน หรือไม่ต้องทดแทน ในแต่ละตำแหน่ง
• แผนการเลื่อนตำแหน่งของพนักงานภายในองค์กรที่จะขึ้นมาทดแทนคนที่เกษียณ
• แผนการรับพนักงานเพิ่มเติม ในกรณีที่ไม่สามารถเลื่อนตำแหน่งจากพนักงานภายในองค์กรได้
• แผนการสร้างผู้สืบทอดตำแหน่ง เพื่อวางเรื่องอัตรากำลังในอนาคต
• แผนในการพัฒนาพนักงาน ในส่วนของความรู้ทักษะที่ขาดไป
• แผนในการสรรหาคัดเลือกพนักงานกลุ่มใหม่ ซึ่งมีความรู้ใหม่ๆ ทักษะใหม่ๆ ที่พนักงานในองค์กรของเราไม่มี เพื่อเข้ามาสร้างคน สร้างงานตามเป้าหมายของธุรกิจ
และแผนอัตรากำลังนี้จะต้องทำขึ้นโดยพิจารณาเรื่องต่างๆ ต่อไปนี้ประกอบด้วย
• เวลา หมายถึง เวลาที่จะต้องใช้เพื่อทำให้กำลังคนพร้อม เรามีเวลาเพียงพอที่จะรอสร้างพนักงานหรือไม่ ถ้าไม่พอ ก็ต้องเน้นไปในเรื่องของการหาคนใหม่เข้ามามากกว่า ส่วนการพัฒนาก็ให้ทำ แต่อาจจะต้องใช้เวลา
• ทรัพยากรที่เกี่ยวข้องมีเพียงพอหรือไม่ อาทิ เครื่องมือต่างๆ ในการทำงาน เทคโนโลยี โปรแกรม เครื่องจักร ฯลฯ สิ่งเหล่านี้มีความพร้อมสักแค่ไหน บางองค์กรหาคนมาได้แต่ขาดทรัพยากรในการทำงาน ก็ทำให้กำลังคนที่เข้ามาไม่สามารถสร้างผลงานได้เช่นกัน ดังนั้นหากทรัพยากรในบางเรื่องยังไม่พร้อม ก็ต้องให้หน่วยงานที่เกี่ยวข้องวางแผนเรื่องของการจัดหาทรัพยากรเหล่านี้ให้พร้อมด้ว
• ความพร้อมของพนักงานในองค์กรเอง อีกสิ่งหนึ่งที่เป็นปัจจัยสำคัญก็คือ พนักงานของเราเอง ว่ามีความพร้อมที่จะได้รับการพัฒนาต่อยอดความรู้และทักษะใหม่ๆ เพียงใด บางองค์กร พนักงานเป็นรุ่นเก่าตั้งแต่ยุคก่อตั้งบริษัท ก็อาจไม่มีความพร้อมที่จะรับเอาทักษะทางด้านเทคโนโลยีใหม่ๆ ซึ่งถ้าพิจารณาจุดนี้ได้ เราจะทราบว่า เราควรลงทุนกับการพัฒนาพนักงานปัจจุบัน หรือควรเลือกรับคนที่มีทักษะเข้ามาทำงานทันที โดยที่สามารถพัฒนาพนักงานรุ่นใหม่ต่อไปในอนาคตได้ด้วย
จากบทความ “Workforce Analysis & Planning เทคนิคการวิเคราะห์และวางแผนอัตรากำลังคนอย่างมีประสิทธิภาพ” โดยอาจารย์ประคัลภ์ ปัณฑพลังกูร คอลัมน์ Cover Story วารสาร HR Society magazine ปีที่ 16 ฉบับที่ 182 เดือนกุมภาพันธ์
Cover Story :อาจารย์ประคัลภ์ ปัณฑพลังกูร
วารสาร : HR Society Magazine กุมภาพันธ์ 2561
